Umberto Eco sosteneva che vi fossero degli oggetti, come il cucchiaio, il martello, la ruota, le forbici che, una volta inventati, non possono essere fatti meglio. Per la verità, percorrendo la sua meravigliosa casa-biblioteca lo sosteneva anche dei libri e in effetti, a distanza di tempo, il confronto con tablet ed e-reader è ancora aperto: come dargli torto? Altri oggetti invece, come l'automobile e la bicicletta, sono arrivati a noi dopo un lungo percorso di selezione fra opzioni che, per tecnologia e per design, sono state assai diverse e, anno dopo anno, non smettono mai di cambiare.

Di certo la Rete, intesa come agorà virtuale in cui le persone possono confrontarsi, è uno strumento ancora del tutto da perfezionarsi e, se è vero che in piazza si è sempre assistito ai concerti accanto a chiunque, ma non ci si è mai andati per confrontarsi con chiunque, l’opportunità di migliorare il modo con cui si interagisce con gli altri è chiaro a chiunque frequenti i tanti gruppi “Sei di Alessandria se…” o simili.

Molteplici sono gli atteggiamenti che possono avere luogo di fronte ad un post o ad un commento che ci vede contrari: la reazione litigiosa, la risposta sarcastica, il “non ti curar di loro” (con il risultato che la cosiddetta “spirale del silenzio” rischia di lasciare il campo solo ad opinioni opposte), il tentativo di dialogare. C’è chi pensa che la “carità interpretativa” che nasce dalla disponibilità a capire le ragioni dell’altro e i motivi delle incomprensioni sia uno degli aspetti più carenti nell’attuale dibattito pubblico e in particolare nelle discussioni sui social network, spesso caratterizzate da una profonda polarizzazione delle idee, da conflittualità e aggressività. Richiede pazienza, disponibilità al dialogo, ma anche scelta delle conversazioni a cui dedicare la sufficiente attenzione perché possa facilitare il confronto. Soprattutto richiede talvolta l’umiltà più grande: quella di sapersi ritenere, talvolta, non d’accordo con se stessi.

Uno strumento non sempre adottato all’interno delle organizzazioni o delle aziende è la cosiddetta “social media policy” ovvero un documento che regoli l’uso dei social media da parte delle persone quando ad essere coinvolta è l’azienda stessa. Di seguito se ne propone un esempio nel caso in cui possa rivelarsi utile per chi stia pensando di scriverla per la propria attività.

PREMESSA  

Tutti i dipendenti di Azienda sono incoraggiati ad avere un account sui social network e sono invitati a sperimentarli e a utilizzarli per lavoro in quanto parte integrante della vita di tutti i giorni della nostra clientela e dell’innovazione tecnologica più in generale. 

Con i social networks come Linkedin, Facebook, Instagram e Twitter, ogni dipendente ha un’opportunità in più per esprimersi professionalmente ed aiutare l’Azienda a farsi conoscere. Tuttavia, poiché le attività di interazione e socializzazione di un collaboratore che rappresenta Azienda sui social network mettono in gioco l’immagine di Azienda stessa, condividiamo alcune linee guida tese a consentire a tutti di utilizzarli al meglio.

LINEE GUIDA.

1. I canali istituzionali sono gestiti esclusivamente sotto la responsabilità della Direzione Aziendale che ne gestisce la comunicazione. Essi hanno il compito di comunicare all’esterno il valore di Azienda ed i suoi servizi, dare l’aggiornamento in merito ai prodotti, fornire delle anteprime e più in generale far crescere attorno all’Azienda una community di persone, clienti e non, attente e consapevoli dei temi trattativi sui profili.
2. I dipendenti di Azienda sono tenuti a identificarsi come tali se utilizzano i loro profili per lavoro e a comunicare tali contatti all’Ufficio Marketing per una adeguata valorizzazione all’interno del sito. Se non ne fanno un uso professionale, è loro facoltà definirsi come tali. Nel caso in cui si identifichino come collaboratori di Azienda, sono tenuti ad utilizzare i job title e le classificazioni indicate dall'Ufficio del Personale.
3. Avere un archivio ordinato dei contatti è un valore complessivo per Azienda perché consente di mantenere un database utile di clienti e contatti e quindi sviluppare al meglio strategie marketing e commerciali. Questo approccio vale pertanto anche sul Web. Chi pertanto fa un uso professionale dei social network è sensibilizzato a far sì che i contatti prodotti e le trattative eventualmente discusse su tali piattaforme vengano ricondotte a dati e informazioni registrate nel gestionale dell’Azienda per favorire la loro archiviazione e la loro gestione.
4. All’interno dei canali istituzionali social dell’Azienda non è consentito svolgere attività commerciale con finalità di promozione personale: è invece raccomandato intervenire favorendo la diffusione delle informazioni e delle conoscenze a beneficio dei clienti che seguono tali profili.
5. È proibito divulgare sui social media notizie che l’Azienda non abbia prima espressamente autorizzato per la comunicazione a terzi. Rientrano ad esempio in tali comunicazioni le anteprime, le foto dei clienti, le immagini in anteprima, i backstage degli eventi, ...
6. È proibito pubblicare sul proprio profilo materiale di proprietà dell’Azienda o di carattere confidenziale quali, ad esempio, le mail lavorative, i dati sensibili, i prezzi, i risultati di Azienda, gli importi pagati dai clienti, ...
7. È bene linkare sui propri profili sui social network i contenuti delle campagne di marketing di Azienda e degli eventi dell’Azienda: l’Ufficio Marketing invierà puntualmente tali contenuti con alcuni spunti per condividerli con successo sui propri profili.
8. È bene ricordare sempre che tutto ciò che si pubblica su Internet è permanente e può essere rintracciato dai motori di ricerca anche tempo dopo la sua pubblicazione: il linguaggio usato deve pertanto essere consono per non essere male interpretato al di fuori del contesto originale e la qualità dei contenuti deve rispecchiare l’attenzione che l’Azienda mette sempre nelle forme in cui comunica.  In particolare, è proibito intervenire sui social network con contenuti lesivi dell’immagine dell’Azienda.
9. I dipendenti di Azienda devono tenere presente che qualsiasi opinione esprimano sui social network può danneggiare la reputazione e la credibilità di Azienda. Si raccomanda pertanto di applicare buon senso e professionalità. 
10. I collaboratori si impegnano, in caso di cessazione del rapporto di lavoro, ad aggiornare i propri profili social, non continuando ad indicare la collaborazione con l’Azienda come condizione presente.